どうも、nickです。
今回はnickがExcelで自作した出欠管理方法を紹介します。
出欠を管理するシステムをすでに導入されている学校はあるかと思います。
しかし、nickが以前勤務していた学校にはそういったものがなかったので、Excelで自作していました。
そういった学校に勤務されている方に向けて作成しましたので、よければ参考にしてみて下さい。
大枠の設定
まずは大枠の設定として、授業回数、日付、授業内容、氏名と出席番号を打ち込んでいきます。
大体こんな感じになると思います。
授業回数はそれぞれの教科の単位数に合わせてデータを入力しておいて下さい。
（２単位なら７０、３単位なら１０５など）
名前の左にある出席番号も、必要な数だけデータを入れて下さい。
このままだと、右や下にスクロールして行った時に名前や日付が見えなくなって不便なので、次の設定します。
まずはC4のセルをクリックで選択します。
そして、「表示」の欄にあるウィンドウ枠の固定を選択してください。
そうすると、どれだけ右や下にスクロールしても名前や日付が隠れずに済むようになります。
ウィンドウ枠の固定は必ずやるようにして下さい。
出欠状況をドロップダウンリストで選択できるようにする
空欄のセルに直接出欠状況を打ち込んでもいいのですが、nickはiPadを使って出欠を取っていたので、ドロップダウンリストを使っていました。
こんな感じで選択できるようにした方が、入力ミスを防げるのでおすすめです。
実際にドロップダウンリストを作る前に、出欠状況を集約するためのシートを先に作っておきます。
出欠項目はそれぞれの学校に合わせて設定してください。
もし成績単票や成績表をExcelで作成して提出するのであれば、それに合わせた順番に並べておくとコピペして提出できるので、後々楽になります。
また、先程と同じようにウィンドウ枠を固定しておいて下さい。
それではドロップダウンリストの作成に移ります。
まずは出席簿のタブのC4をクリックで選択してください。
そうしたら、「データ」の欄をクリックし、入力規則という項目があるのでクリックしてください。
そして、設定の中にある設定条件の許可のところから「リスト」を選択してください。
ドロップダウンリストから選択するにチェックが入っていることを確認したら、丸の部分をクリックしてください。
そうしたら、出欠一覧のタブを選択しB1からG1までを選択してください。
選択したらenterキーを押して、OKをクリックして下さい。
すると、ドロップダウンリストの作成が完了します。
丸で囲った部分をクリックすると、リストが表示されます。
あとは必要なところまでコピペをすれば、空欄全てにドロップダウンリストが表示されます。
リストの作成は以上になります。
出欠状況を自動で集計されるようにする。
次に、入力した出欠状況を自動的に計算して表示されるように設定していきます。
まずは出欠一覧のタブのC2をクリックで選択します。
そして、「数式」の欄の中にあるその他の関数の中の統計というところから、COUNTIFという関数を選択してください。
山田太郎の欠席を集計したいので、範囲の部分を選択し、出席簿の山田太郎の出欠を入力するセルを全て選択してください。
検索条件のところには、欠を入力してください。
入力したら完了をクリックして下さい。
するとこうなるはずです。
出席簿にまだ何も入力していないので「０」と表示されていますが、山田太郎の出席簿に欠席を入力していくと、その数が計算されて表示されるようになります。
試しに入力して確認してみてください。
同様に公欠や出席停止の欄も関数を入力していってもいいのですが、面倒なのでコピペしてしまいましょう。
出欠一覧の先ほど作成したセルを選択し、数式を直接コピーしてください。
コピーしたら一度enterを押してからD1のセルを選択し、ペーストしてください。
そして、集計する文字を欠から公に変えてあげてください。
入力ができたらenterを押してください。
すると、「公」欄には公欠の数が表示されるようにあります。
残りの欄も同様に設定していってください。
実際にうまく数字が反映されるかどうか、出席簿を入力して確かめてみてください。
うまくいっているようでしたら、他の生徒の分を一気にコピペしてしまいます。
出欠一覧の山田太郎の欠席から遅刻までのセルを選択したら、丸で囲った■の部分をドラッグして下まで引き伸ばしてください。
すると、一気にコピペが終了します。
他の生徒の出席簿も、試しに入力して出欠がうまく反映されているか確認してみてください。
うまく反映されているはずです。
欠席の多い生徒に自動で色が着くようにする
高校では出席日数が足りないと単位認定がされません。
ある程度の欠席率になると、保護者に連絡したり学校に来てもらわなければならない学校もあるかと思います。
Excelで出欠を管理していると欠席日数を見逃しやすく感じることがあったので、ある程度の欠席数を超えてしまった生徒に自動的に色が着くような工夫をしていました。
これも、あらかじめ設定してしまえば自動で表示されるようになります。
まず、出欠一覧の欠席のセルを全て選択し、「ホーム」の欄にある条件付き書式の中にある指定の値より大きいを選択して下さい。
するとこのようなウィンドウが出ますので、セルの値を「次の値以上」に設定し□の中にこの数を超えたらセルに色付けをしたい数字を打ち込んで下さい。
画像は２単位の授業で１割以上の欠席（法定時数で欠席できる数の半分）をした場合を想定して作っています。
入力できたらOKを押して下さい。
すると、欠席が７以上になると自動で色付けがされるようになりました。
欠席数を出席簿でいじって確認してみて下さい。
欠席時数の見逃しは後々大変なことになりかねませんので、そうならないようにExcelに頼んでおきましょう。(´ー`)y-~~
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今回のまとめは以下のようになります。
・Excelで出欠席を入力できるようにする。
・出欠状況を自動で計算されるようにする
・欠席の多い生徒を見逃さないように設定する。
・出欠の管理、計算は人間がするな！
最後の一言に尽きるかなとnickは思います。
人間が管理、計算をすると絶対にミスが発生します。
Excelで最初の設定や、数式さえ間違えなければ計算ミスや記入ミスは起こりません。
未だに、人がキチンとチェックをするべきであるという風習が根強い現場もあるかと思います。
しかし重要なことは、人がやるかどうかではなく、いかにミスなく、そして素早く処理を行うことなのではないでしょうか？
年度初めにこの作業をしてしまうと、後がものすごく楽になります。
浮いた時間は教材研究や、生徒と直接関われる時間などに当てられます。
そのほうがよっぽど有意義ではないでしょうか？
応用すればクラスの出席簿にも利用できると思います。
もし、皆さんの現場で出欠を管理するシステムが導入されていないのであれば、ぜひExcelで出欠管理をしてみて下さい。
いかがだったでしょうか？
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